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8.桌布椅套颜色08筹备区域检查项
根据需要,我们要检查场地是否有化妆间、VIP室、物料间、卸货通道和货梯等,这些因素会影响整个进程的顺利程度。09交通检查项
确认附近地铁站名称、运营时间等信息,及时同步员工。如果是在目的地办年会,还需要考虑高铁、飞机等公共交通的动线安排,给同事们做一个明确的标识。10酒店周边场地检查项
有一些年会在白天会先进行培训会,中午可能要四散用餐,那么周边的餐饮情况就需要关注一下。另外图文打印社、超市商场、鲜花店、照片冲印店,甚至医院和派出所也都推荐办会人纳入年会的考察清单,这将是一个加分项。九华山庄为您安排:年会场地考察的10个维度
活动中,任何一项有关场地的细节,都将最终影响活动效果:
场地空调不给力热坏了来宾
周边在施工嘈杂无比
酒店临时接待其它会议遭到踢会
……
稍有不慎,就踩了大坑。
那么,活动选场地,究竟应该注意和考察什么?本期我们介绍活动场地在采购前的检查核对清单。
01 价格检查项
年会找场地可以通过我们会小二平台,在您的预算范围内,我们会为您争取到最好的酒店。
不同档期匹配不同价格,年会季的价格浮动比较大,找场地的时候需要和酒店确认不同档期的价格,以及是否适配预算
协调餐标,了解菜单内容、软饮酒水、开瓶费、清洁费等细节
最低消费,如宴会消费
额外费用,比如前往场地的车费等
02 档期检查项
越火爆的档期,越需要提前开始抢订。如果同期周边还有一些其他的重大活动,就要考虑限行的问题,确定好酒店和档期之后要考虑活动报备的问题。如果发现心仪的酒店价格有些超预算了,我们可以通过调整档期来进行议价。火爆档期的预订难度
周边限行
同期政府活动
活动报备报批
03 品牌服务检查项
一般而言,品牌酒店的服务是比较能够得到保障的。部分老板会对某一品牌会有忠诚度,那么在选址的时候就需要重点考虑这个品牌的优势在哪?为什么老板会喜欢它?以及这个品牌定位的调性是偏轻松的、偏度假的还是偏商务的?此外,还有菜品的口味,以及宗教偏好,例如清真餐等。品牌酒店的优质服务背书
相对趋近的菜系风格
合约细节相似程度
老板们对品牌的忠诚度
04酒店位置检查项
酒店周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚。酒店如果同期在举行政府活动,也要考虑该活动对自身活动的影响,如周边限行等。另外在今年的情况下,尤其需要注意跟酒店交涉清楚报批报备的事宜。周边商圈及在建项目
周边限行
施工等路段
05会议场地检查项
前厅的面积和搭建的条件决定了公司的签到、合影墙等互动怎么设计;会场的面积和可容纳的人数是关键性决定因素;入口的数量和尺寸等决定了会场中可以放多少东西以及如何放进去;场租的时长、费用以及会场设备的配置则对年会现场的搭建影响很大。1.主会场位置,入口数量,尺寸长宽,灯下高,是否有柱子3.是否有投影幕及音响设备,如果是LED,要了解尺寸及分辨率12.同一档期是否有其他公司预定,是否有友商的活动北京九华山庄●九华山庄,北京九华山庄官网,九华山庄温泉度假村、九华山庄官网
3.序厅(Foyer)如何进货,超高超宽物品要与酒店协调06嘉宾入场环节检查项
在这个检查项里,需要考察停车场的数量和收费情况、在户外做搭建的条件、酒店入口的搭建条件、签到处位置以及客梯的位置和使用等。5.是否有草坪喷泉等装饰,注意防蚊,防风,防雨,防雷暴1.酒店入口结构是否可以摆放制作物 是否可以悬挂条幅3.距离酒店前台及礼宾部,电梯,卫生间,餐厅,会场的距离07房间、餐厅、娱乐设施的检查项
除了这种度假村类型明确需要住宿之外,也建议办会人考察一下酒店房间,一方面可能会有员工在参与年会的过程中情绪高涨,饮酒过度,需要使用房间,另一方面如果有客户参加年会,也会涉及到房间的使用。有一些年会可能同时需要自助餐和晚宴,这就需要另外了解餐厅的位置、营业时间、可容纳人数以及菜单的品类等。8.是否可以为活动定制菜单及独立场地,是否可以提供素食,清真食品