1、一般选择年会旺期来办年会，通常要提早订位，尤其是一些大型企业或者是市区地点甚至要提早半年或以上预订；

2、设宴订位时，对主家席要有明确的要求，其他客人则没有特别限制；

3、建议预先为宾客安排位置，避免到时由于忙乱而安排失当。特别某些同事间可能存在感情不太融洽的，或较疏离的避免误会情况发生，最好先系统一点预先编排座位，分配台号，使宾客各入其位，万无一失；

4、宴席时，必须在订单上列明设宴的厅房名称，以免日后位置太挤或席位分散也投诉无门；

5、菜式方面，内容应向宴客部详细查询，注意一些虚张声势的字眼，要清楚订明菜式内容。鲍鱼或鱼翅。乳猪是全只还是部分，均要清楚列明；

6、订席时，别忘记安排一间休息室，以及问明有没用保险箱设备等。化妆间不应距离设宴地方太远，面积也不宜太窄，问明有没提供挂放晚装礼服及烫衣等设备；

7、清楚问明每项服务收费价格，如茶水、开瓶费、啤酒、汽水、席前点心及林林总总服务费等；

8、交订金前应问明如因意外事情取消年会时，订金将如何处理，还有是否要赔偿损失，千万不能忘了索取订金收据。要清楚席数可增减的数额和余下酒席的处理方法；

9、预算设宴席数要考虑员工的出席率，以免到时由于不足或超出，出现一些尴尬情况；

10、各项收费及服务范围应白纸黑字详细列明，切勿口头承诺。