九华山庄会议服务标准(二)会议服务流程标准
1、会前准备程序
(1)接到经理办通知后,根据会场人数、会议标准及会议性质来摆放所需物品,并按具体准备规定进行。
(2)由经理办安排挂会议所需会标及摆放座签,并确认会标内容是否准确无误,座签是否摆放正确。
(3)安排部署好会议服务人员和具体分工,会议开始前半小时提水并打开空调。
(4)在会议前半小时,所有工作准备到位人员到位,迎接客人的到来。
2、会议服务程序
(1)客人到达后,迎宾人员应面带微笑,对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。
(2)主要领导到达后,有专人引领到领导座位,并进行拉椅服务。
(3)客人到达后,进行第一次的倒水,倒水时动作要轻,不要发出太大的声响,一般都由两人在会议桌两边同时倒水,倒完水后立即返回,并在会议室门口处站立观察会场动态,盯会者必须大脑精神集中,观察领导及每一位客人的动态,从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。
(4)会议进行中,盯会人员根据会议议程,提前将要讲话人的话筒打开,并将话筒对准讲话人。
(5)开始使用投影汇报时,要关闭投影幕布前的灯,使会场的灯光变为投影模式,汇报结束后,要立即打开幕布前的灯,改为正常模式。
(6)根据客人大部分喝水情况,约为20分钟添一次茶水,若主要领导喝水较快还不到倒水时间,可根据情况先给领导添水,若大部分客人刚进会场喝水较快,可以根据情况全场提前倒水。
(7)烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮,要及时更换烟灰缸,主要领导香巾若使用要及时更换,所有更换的物品都以主要领导优先,然后依次进行。
(8)会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度,会场温度不能过低或过高,若抽烟人数多,烟味大,可将窗户打开1-2扇通风,使会议室内空气保持流通。
(9)会议期间,若领导有重要事情要谈不需要会议服务,服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。
3、会议结束服务
(1)会议快结束时,提前安排部属送客人员站门,通知公寓楼值班室将客人房间准备好,若会议结束后客人去餐厅用餐,要与餐厅及时沟通,提前做好工作。
(2)会议结束后,立即将所有会议室的门打开,迎宾人员热情送客,使用礼貌用语“请慢走”,盯会人员要给领导拉椅,由专人引领领导及客人去房间休息或用餐。
(3)客人离开会议室后,要立即查看会议室有无客人遗留物品,若发现遗留物品及时通知客人,若不清楚是哪位客人的物品,可与经理办联系帮忙转交。
(4)会议结束后,立即清理会场物品,打扫会场卫生,检查设备设施是否全部关闭,锁好会议室门。